¿Qué es un project manager y cuáles son sus principales funciones?

Lo creas o no, en los últimos años se ha hecho común ver en casi cualquier empresa la figura de un project manager. Quizá no hayas escuchado de estos profesionales, pero puede que en tu lugar de trabajo haya uno.

Se trata de un concepto moderno en el panorama empresarial, el cual se encarga de tareas vitales dentro del organigrama de una organización. Una multitud de empresarios no podrían dedicar mucho tiempo útil a la administración de su negocio, de no ser porque los project managers agilizan la toma de decisiones y los flujos de trabajo.

Ya te harás a la idea de que hablamos de un puesto tan necesario como demandado en el mercado laboral de los tiempos que corren. Es por ello que hoy te traemos toda la información sobre el mismo.

¿Qué es un project manager?

A la figura del project manager también se la conoce como gestor de proyectos, cuyo título corresponde a la persona encargada de llevar a buen término la planificación del proyecto ⎯o proyectos⎯ empresariales para los cuales son empleados.

La razón por la cual el ecosistema empresarial vio la proliferación de los project managers es su capacidad de manejar equipos de trabajo. El contexto empresarial de digitalización, al cual todas las empresas han tenido que amoldarse, ha jugado un rol principal en que hoy tantas empresas hayan decidido incorporar a un jefe de proyecto en sus operaciones.

Todo mercado es tanto diverso como cambiante. Además, constantemente puede poner a prueba la capacidad de adaptación de un negocio. La estrategia de una empresa ante este tipo de situaciones debe variar en función de sus exigencias externas, y es el project manager quien deberá hacer cambios en los objetivos del proyecto, a la vez que mantiene el enfoque inicial para alcanzar los logros propuestos.

Funciones de un project manager

Las funciones del project manager dentro de una empresa son tan variadas como importantes. En resumen, tienen la responsabilidad de gestionar y supervisar la correcta ejecución de proyectos específicos de una empresa.

Con un buen rendimiento en su puesto, un director de proyectos puede impulsar a cualquier empresa, aumentando la eficiencia operativa y los ingresos, además de reducir los costos de producción.

Cada fase del proyecto para el cual se recurre a la ayuda de un project manager varía según su naturaleza y su ascendencia dentro un negocio. Es el ciclo de vida del proyecto que lidera, lo que permite identificar las responsabilidades de un gestor de proyectos. Por lo general, estas son dichas fases:

Definir los objetivos, propósitos y alcance del proyecto

Esto se puede entender como la fase de diseño del proyecto. En esta, el project manager define los objetivos a cumplir, el propósito y el alcance de dicho cometido. En adición, se identifican los agentes internos y externos que serán claves en la ejecución del plan, se discuten las expectativas compartidas y se obtiene el visto bueno de los ejecutivos para dar comienzo al desarrollo del proyecto.

Establecer un plan para el proyecto

El jefe del proyecto se reúne con los miembros de su equipo para crear la hoja de ruta que deberán seguir a bien de lograr el éxito del proyecto. En esta fase se decide qué hay que hacer, quién hará cada tarea, cuáles son los plazos que se manejan, cuáles son los recursos con los que se cuenta, qué hacer en caso de que algo falle, entre otros aspectos.

Gestionar al equipo de trabajo

Todo project manager es asignado a uno o varios equipos de trabajo para administrar esfuerzos, razón por la cual este debe ser un líder capaz de gestionar y alinear los intereses de todos los involucrados para concretar los objetivos acordados.

Monitorear y controlar los flujos de trabajo

Del principio al final del proyecto, el gestor debe hacer seguimiento y controlar el progreso de todas las actividades por medio de ajustes de presupuesto y de recursos. Además, debe asegurarse de que se alcancen los hitos claves para llegar a la meta.

Gestionar posibles crisis

Como mencionamos anteriormente, todo mercado cambia constantemente, por lo que, pese a que se cuente con una planificación exhaustiva, siempre existe la probabilidad de que algo vaya mal. Es responsabilidad del project manager preparar mecanismos de acción para solventar estos problemas o, incluso de ser necesario, improvisar una solución rápida.

Cerrar el proyecto

Una vez se encara la recta final de un proyecto, queda en manos del project manager completar las actividades inconclusas, revisar los cambios hechos y presentar el estatus final al cliente.

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¿Cómo estudiar Project Management o Gestión de Proyectos?

¿Empiezas a interesarte por la profesión? Pues debemos decirte que no existe una carrera concreta para titularse en Project Management, pero si crees que este trabajo es para ti, lo mejor que puedes hacer es formarte en áreas afines a los negocios y a la administración. También es importante contar con estas técnicas:

Design thinking

Alude a la facilidad para diseñar soluciones tecnológicas para las necesidades identificadas en un público potencial. Involucra la sensibilidad y ciertos métodos de diseño.

Metodología agile

Es un tipo de enfoque profesional que implica priorizar decisiones que beneficien el trabajo colaborativo, como vía más segura para alcanzar el éxito de un proyecto.

Resolución de problemas

Esta es la habilidad que permite encontrar soluciones ágiles y eficaces a problemas complejos. Esto se logra a través del pensamiento lógico para hallar alternativas, evaluarlas, aplicarlas y luego supervisarlas.

El paso siguiente es conseguir una certificación que te acredite como un experto en la gestión de proyectos, por lo cual deberías considerar, en primer lugar, convertirte en miembro del Project Management Institute (PMI). Para hacerlo, debes tomar un examen.

Además, existen otras certificaciones importantes para el currículum de un project manager, como lo son:

Certificación PMP

Una de las más populares es la Project Management Professional, una certificación que establece los fundamentos de la gestión de proyectos. Para obtenerla, debes aprobar un examen que consta de 200 preguntas de opción múltiple; no obstante, uno de los requisitos para presentarlo es tener al menos tres años de experiencia como project manager. Esta certificación caduca y es necesario renovarla cada tres años.

Certificación PRINCE2

PRINCE2 significa Projects In Controlled Environments, es un método de project management diseñado por instituciones del Reino Unido. Hay dos rutas conducentes a una certificación de esta naturaleza, la primera es a través de la Fundación PRINCE2, la cual instruye en los conocimientos básicos del project management; mientras que la segunda es mediante el programa Practicante de PRINCE2, la cual te certifica como experto en esta metodología.

Certificaciones Scrum

Estos son programas basados en la metodología agile ofrecidos por la Scrum Alliance. Se enfocan en la gestión de productos y proyectos de la industria del software. Algunas de estas certificaciones son:

• Scrum Master Professional
• Professional Scrum Product Owner
• Professional Scrum Developer
• Scaled Professional Scrum
• Professional Agile Leadership
• Professional Scrum with Kaban

Habilidades necesarias para ser un buen project manager

El cambio constante al cual está sometido el trabajo de un project manager, en el cual influyen muchos factores internos y externos, hacen necesario que este sea un profesional polivalente y que cuente con los recursos necesarios para hacerles frente. Un buen gestor de proyectos debe reunir numerosas habilidades duras y blandas, tales como las siguientes:

Organización

Un project manager pasa la mayor parte de su tiempo organizando. Debe mantener una visión holística del proyecto en todo momento y gestionar los procesos y a los actores de los que depende la ejecución del plan.

Planificación

Es necesario que el profesional tenga conocimientos aplicables de las distintas metodologías existentes de planificación; entiéndase el Método PERT, CMP, diagrama de Gantt, entre otros.

Liderazgo

La naturaleza del puesto lo exige, un project manager debe ser un buen líder. Debes ser capaz de tomar las riendas de cualquier proyecto para el que te empleen, ya sea la transformación digital de una empresa o la expansión del negocio en cualquier otro ámbito, siempre con seguridad en tus decisiones.

Trabajo en equipo

Estás a cargo de uno o varios grupos de trabajadores, por lo que debes tener la capacidad de interactuar correctamente con tus recursos humanos y procurar un ambiente cordial y productivo. También debes mantener una relación fluida con las altas esferas de la empresa.

Comunicación efectiva

Es un componente esencial en el project management. Debes ser un gran comunicador, capaz de compartir tus ideas de forma efectiva con miembros del equipo en todos los niveles jerárquicos de la organización, y asegurarte de que cada quien entiende su rol y lo que se espera de él.

Resolución de conflictos

Pueden generarse fricciones durante el ejercicio de un equipo de trabajo, de hecho, es muy probable. El deber del project manager es tomar el mando en estas situaciones y saber encontrar una solución a los problemas, actuando tanto como líder como mediador.

Conocimiento de mercado

Conocer las tendencias que dominan el interés del público objetivo del proyecto y la forma en que la competencia ataca este sector son aspectos claves que debe manejar el gestor de un proyecto que tenga salida a algún mercado.

Análisis de métricas

El desarrollo de los objetivos de un proyecto se evalúa en términos de tiempos, costes y rentabilidad. En este sentido, un project manager necesita ser capaz de analizar la eficiencia, el progreso, el desempeño, la productividad y la calidad del servicio ejecutado, y actuar en consecuencia de lo que señalen dichas estadísticas.

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Diferencias entre product manager y project manager

En teoría, se trata de dos perfiles profesionales muy parecidos, pero en la práctica tienen roles relativamente distintos.

El product manager es un perfil más estratégico que se encarga de diseñar un producto o servicio que satisfaga las necesidades de un conjunto de clientes. El project manager es, más bien, quien se encarga de traer a la realidad el plan creado previamente, utilizando sus herramientas de gestión de recursos para llevar el proyecto a buen puerto.

Se podría definir que el product manager debe tener un nivel superior de preparación en ciertas áreas que, si bien un project manager conoce, no domina con un alto nivel de experticia. Por ejemplo, un product manager debe conocer a profundidad el mercado al cual desea atender, pues tiene la responsabilidad de atender las necesidades de sus compradores potenciales de la mejor manera posible.

¿Cómo conseguir trabajo de project manager?

Si planeas dedicarte a este campo de trabajo, ten en cuenta que un profesional de la gestión de proyectos, con una trayectoria de entre 2 y 5 años, ingresa un salario medio de 30 000 a 40 000 pesos mexicanos brutos anuales. Esto dependiendo de la zona geográfica en que se encuentre y la empresa de la que forme parte.

A continuación, te traemos algunas recomendaciones para que tu perfil destaque por encima de los demás aspirantes a un puesto de project management:

1. Prepara un currículum atractivo en el que estén bien identificados tus puntos fuertes y tus capacidades para la gestión de proyectos. Es tu carta de presentación, por lo que te haría bien personalizar tu CV para resaltar la experiencia y las habilidades en las que quieres que se fijen tus futuros empleadores.
2. Invierte tiempo en tu formación y obtén certificaciones que te acrediten como el candidato ideal para el puesto al que aspiras. Recuerda que te mueves en un entorno altamente competitivo, por lo que las empresas te harán pasar por muchos filtros: tu preparación será el aliado perfecto para superarlos.
3. Domina el lenguaje técnico predominante en el mercado y adapta tu discurso al mismo. Muchas empresas cuentan con captadores ya curtidos en el project management, por lo que algunas buscarán perfiles que dominen ciertas metodologías; por ello, te aconsejamos familiarizarte con los términos y el vocabulario utilizado en cada una de ellas.

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