¿Cómo armar y gestionar equipos de trabajo eficientes?

Hay una frase que dice «si quieres llegar rápido, camina solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado». Hay momentos en la vida donde esa compañía es importante para el logro de objetivos.

Desde que estamos en el colegio, nos enseñan a trabajar en equipo. Ya de adultos, se convierte en un elemento fundamental para nuestro crecimiento como profesionales y para el desarrollo de una empresa.

A continuación, veamos cuáles son las principales características que debe tener un equipo de trabajo, cuál es el tipo de equipo de trabajo que mejor se adapta al proyecto que deseas lograr y las recomendaciones que debes seguir para tener equipos eficientes.

¿Qué es un equipo de trabajo?

Un equipo de trabajo es un conjunto de personas organizadas, con habilidades complementarias, que aportan conocimientos y esfuerzo para alcanzar determinados objetivos comunes.

En un equipo de trabajo hay responsabilidades individuales y mutuas, debe haber sentido de pertenencia y un trabajo coordinado por parte de los miembros del grupo.

Características de un buen equipo de trabajo

Hay una serie de elementos que deben estar presentes dentro de un grupo de trabajo para que aumenten las probabilidades de tener mejores resultados en la consecución de objetivos. Algunas características del trabajo en equipo son:

• Buena comunicación: sus integrantes son capaces de compartir la información y nutrirse de forma recíproca.
• Tiene metas comunes: sus integrantes avanzan en función de lograr el mismo objetivo, como si fueran una unidad.
• Tareas definidas y negociadas: cada miembro del equipo tiene claro cuál es su rol. Las funciones son claras y acordadas.
• Interdependencia: los miembros del grupo se necesitan entre sí para poder alcanzar la meta fijada.
• Liderazgo: hay un líder o grupo de líderes encargados de la conducción del equipo, la toma de decisiones y la coordinación de esfuerzos. Se trata de guiar, no de controlar.
• Reconocimiento mutuo: el equipo se retroalimenta. El reconocimiento no viene solamente del líder, sino de los demás miembros del grupo que aprecian el trabajo del compañero y valoran su esfuerzo. Esto mejora la productividad y permite que se inspiren unos a otros.
• Cooperación: el éxito del equipo depende en buena medida de la capacidad de sus integrantes de cumplir su rol y, a la vez, colaborar con los demás cuando sea necesario.
• Creatividad e innovación constante: se mejoran los procedimientos o se crean nuevas formas de lograr los objetivos.

Roles de los miembros de un equipo

Los integrantes de los equipos de trabajo deben tener las funciones claras que van a desempeñar hasta lograr el objetivo propuesto. Algunas de esos roles que destacan en los grupos son:

• Líder o coordinador: se encarga de guiar a los integrantes del equipo, busca mantener un ambiente cordial y resolver las disputas internas que puedan afectar el clima laboral, motiva, da el ejemplo y toma decisiones.
• Secretario: tiene como responsabilidad encargarse de la burocracia interna y la gestión administrativa del grupo, la minuta de las reuniones y la comunicación entre los miembros del equipo.
• Creativo: se ocupa de la parte artística o ingeniosa del proyecto. Generalmente, se dedica al diseño, las presentaciones, las disertaciones, entre otros aspectos que requieran creatividad.
• Generador de recursos: su función es tratar de garantizar los recursos necesarios para el funcionamiento continuo del equipo.
• Evaluador: se encarga de valorar la gestión de cada uno de los miembros del grupo y del equipo en su conjunto, a medida que van alcanzando los objetivos, para que esa retroalimentación sirva de insumo para la meta final.

Importancia y beneficios del trabajo en equipo

El trabajo en equipo le brinda a cada uno de sus miembros la oportunidad de crecer, aprender y afianzar las relaciones interpersonales, mientras se mejora la productividad.

En el caso de las organizaciones, se alcanza un alto nivel de desempeño y la comunicación se vuelve más fluida y directa. Se incrementa la sinergia debido a que los integrantes son capaces de ver el beneficio grupal, por encima del propio, y entienden que se obtienen mejores resultados con el trabajo colectivo que con el trabajo individual.

También se promueve la integración de los miembros del equipo con la organización, aumenta la motivación y el compromiso porque saben que no están solos y se fomenta la creatividad para la solución de problemas de la mejor forma posible.

Tipos de equipos de trabajo

Existen distintos tipos de equipos de trabajo, así que a la hora de conformar uno, debemos identificar cuál es el que mejor se adapta a las necesidades de nuestro negocio, empresa o proyecto.

Equipos funcionales

Están conformados por un conjunto de personas que tienen una disciplina en común. Los integrantes del grupo suelen ser miembros de una empresa de varios niveles verticales y están guiados por un líder encargado de garantizar que se cumplan todas las tareas.

Los equipos funcionales se pueden utilizar para todo tipo de proyectos. Cada uno de los miembros del grupo tiene diferentes responsabilidades, todas orientadas al cumplimiento de una función.

Equipos multifuncionales

Es uno de los equipos de trabajo más completos que pueden existir en una organización. Cada uno de los integrantes del grupo tiene capacidades diferentes y son expertos en varias áreas.

La toma de decisiones no necesita contar con la aprobación de un líder, pero sí debe estar encaminada al logro de objetivos comunes. La distribución de las tareas es equitativa y cada uno de los miembros del equipo aporta un punto de vista para, finalmente, encontrar la mejor manera de alcanzar la meta.

Equipos informales

No tienen una estructura ni una formalidad. Surgen de manera natural y responden más bien a los intereses de los compañeros de trabajo. Los integrantes del equipo se ayudan entre sí, comparten momentos, resuelven las dudas que surjan y pueden disolverse con facilidad.

En una empresa puede haber varios equipos informales y una persona puede formar parte de más de un grupo de este tipo. Entre las razones por las cuales surgen los equipos informales se encuentran el poder, la autoestima, las metas en común, el estatus, la proximidad física y la seguridad.

Equipos formales

Generalmente, el grupo de personas que conforman estos equipos son designados a partir del poder legítimo de la organización. Cada integrante sabe el rol que debe cumplir.

Es uno de los tipos de equipos de trabajo que tiene una subcategoría de mando y de tarea. Los primeros le comunican a un determinado jefe los avances, mientras los segundos concluyen una actividad encomendada.

Equipos de resolución de problemas

Es un equipo de trabajo que se conforma esporádicamente: solo cuando hay un problema que resolver. Sus integrantes tienen la responsabilidad de encontrar una solución y, una vez logrado el objetivo, el equipo se disuelve.

Entre las características que deben tener los miembros del equipo están la creatividad, la madurez e inteligencia emocional y la capacidad de investigación. El consenso se logra, generalmente, después de aplicar las técnicas de lluvia de ideas o el TRIZ (Teoría para Resolver Problemas de Inventiva).

Equipos de liderazgo

Es un equipo de trabajo conformado por líderes de áreas, departamentos u otros grupos que se unen con el objetivo de alcanzar un propósito organizacional. Entre los integrantes del equipo se encuentran, presidentes, vicepresidentes, representantes de la alta dirección y líderes de marca.

Los equipos de liderazgo tienen gran adaptabilidad a los cambios, empatía, respeto y saben comunicar. Para que esté consolidado hace falta un acta de constitución, normas de actuación, iniciativas estratégicas, acuerdos operativos, gestión de toma de decisiones y buena comunicación.

Recomendaciones para armar equipos eficientes

En primer lugar, al conformar un equipo de trabajo hay que considerar dos tipos de habilidades: las habilidades duras y las habilidades blandas. Es importante evaluar las capacidades profesionales (permiten gestionar los recursos), las capacidades sociales (aquellas que ayudan a construir relaciones a largo plazo), y personales (relacionadas con la gestión de la personalidad y de las emociones).

Una vez que está armado el equipo, se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Establecer objetivos claros para el equipo y para cada integrante. La idea es que cada uno, desde su rol, trabaje en cada etapa del proceso, en función de alcanzar el objetivo general.
2. Fomentar la comunicación y la retroalimentación. Es importante que cada uno de los integrantes sepa qué ocurre durante el proceso y, en caso de que se presenten problemas, se sienta en confianza para informar lo que pasa o acepte una crítica constructiva.
3. Involucrar a los miembros del equipo en la toma de decisiones. Esto te ayudará a crear sentido de pertenencia y promover la discusión de ideas.
4. Definir procesos claros para llevar a cabo cada tarea. Un equipo funciona correctamente si cada uno de sus integrantes sabe cuáles son sus responsabilidades y las tareas que debe cumplir cada día.

Actividades para fomentar el trabajo en equipo

La gestión de equipos es una tarea compleja, ya que cada persona es diferente y a veces puede ser difícil lograr la sinergia en el grupo de trabajo. Normalmente, el encargado de esta función es el director o jefe de cada departamento, quien puede y debe contar con la ayuda del Área de Recursos Humanos.

Existen ciertas actividades o dinámicas grupales para fomentar la coordinación, la empatía, el alto rendimiento y la buena comunicación entre los integrantes del equipo:

El comunicador

Este juego ayuda a trabajar en las habilidades de comunicación de los integrantes del equipo. Cada uno necesitará papel y lápiz. Uno de ellos deberá hacer un dibujo y, sin mostrarlo a los demás, dar instrucciones al resto para que dibuje lo mismo. Al final se deberá comparar el original con el que hicieron los demás miembros del grupo.

Escape Room

Es un juego donde los participantes deben resolver un enigma, en un tiempo limitado, para tratar de escapar de una sala ambientada. Esta actividad tiene como objetivo mejorar la comunicación, desarrollar la creatividad, resolver conflictos y aumentar la productividad.

La espada del tiempo

El equipo de trabajo se divide en dos grupos que deberán competir entre sí y lograr un desafío en un tiempo limitado. Esta actividad ayuda a trabajar bajo presión, saca a relucir la personalidad de los miembros del equipo, las diversas estrategias que se les ocurra, la necesidad de negociación y los conflictos por definir quién es el líder.

Ahora que conoces cuáles son las características que debe tener un equipo de trabajo, los diferentes tipos que existen y las sugerencias para armar equipos eficientes y de alto rendimiento, serás capaz de conformar el mejor grupo, según las metas y objetivos que te plantees.

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