Feb 26, 2022

Proceso de toma de decisiones: ¿cómo elegir la mejor opción?

Aprende de qué trata el proceso de toma de decisiones, los tipos que existen, y varias técnicas que te ayudarán a tomar la mejor decisión de acuerdo a la situación.

Es cierto que la vida misma no deja de retarnos, pero nos podemos llegar a sentir más presionados y estresados ante los obstáculos que nos presenta nuestro trabajo. Muchas veces esos desafíos nos colocan frente a diferentes alternativas, por lo que debemos ser capaces de no solo tomar buenas decisiones, sino también de entender los procesos que eso conlleva.

¿Cómo podemos saber cuál es la mejor opción? ¿Cuáles son los tipos de decisiones que existen? ¿Hay un patrón que debemos seguir para obtener los mejores resultados? ¡Esto y mucho más es lo que descubrirás en este artículo!

¿Qué es la toma de decisiones?

Podemos entender la toma de decisiones o resolución de problemas como un proceso que vivimos todos los seres humanos, en donde una persona o un grupo de personas con ciertas habilidades debe elegir la mejor opción entre diferentes alternativas para resolver algún conflicto o tomar acción frente a determinada situación.

Sí, algunas decisiones son rutinarias o de poca importancia, pero hay otras que pueden representar una gran responsabilidad para los líderes, sobre todo, cuando hablamos del ambiente laboral. Puede haber decisiones importantes que tomemos que no solo nos afecten directamente, sino a nuestros compañeros.

Elementos como la estructura de personalidad, el desarrollo, la madurez y la etapa de la vida en la que se esté serán de gran importancia al momento de tomar una decisión. Nuestra forma de ser y carácter determinará el tipo de decisión tomada.

Importancia de la toma de decisiones

Durante toda nuestra vida personal y profesional, enfrentamos diferentes situaciones en las que tenemos que tomar la decisión correcta: cuál es la carrera que queremos estudiar, cómo debemos vestirnos en determinada situación, cuándo es el momento adecuado para mandar ese correo electrónico, etc. 

Saber responder de la mejor manera ante estas situaciones y no quedarnos paralizados puede ser crucial para nuestro crecimiento laboral.

La capacidad de toma de decisiones es una habilidad muy demandada hoy en día por los departamentos de recursos humanos de cualquier trabajo, especialmente, para posiciones de liderazgo.

Tomar una decisión final no siempre será algo fácil y, en algunos casos, puede llevar al bloqueo o a la indecisión. Por eso, es muy importante que podamos contar con técnicas y herramientas que nos ayuden a evaluar posibles resultados o escenarios. Para esto, debemos trabajar en el miedo al error, la tolerancia a la frustración y a la incertidumbre, y en el reconocimiento del deseo para alcanzar aquellos objetivos que nos hemos propuesto.


Tipos de toma de decisiones

Los tipos de decisiones que existen van a depender explícitamente de las situaciones o contextos que se presenten, es decir, dependiendo de la situación a la que nos enfrentemos, nos convendrá tomar una o varias decisiones. 

¿Cuáles tipos de decisiones existen?, ¿qué decisión debemos tomar?, ¿en qué momento debemos tomarla?, ¿quién debe tomarla? Estas son solo algunas de las tantas preguntas recurrentes, sobre todo, cuando hablamos de un conflicto empresarial. 

Para poder responder con claridad, conozcamos primero cuáles son los tipos de toma de decisiones a las que podríamos enfrentarnos:

Decisiones corporativas

Se entiende como el proceso que realizan los ejecutivos o gerentes de una compañía para tomar o pensar decisiones estratégicas con diferentes finalidades, desde mejorar prestaciones y obtener beneficios hasta para mantener actividades rutinarias y funcionales dentro de cada departamento o sector.

Decisiones según el método

Este tipo de decisiones dependerá enormemente del contexto en el que se presenten los problemas y de la capacidad de resolución de las personas encargadas. Por ejemplo, están las decisiones de tipo rutinarias o programadas dentro de una empresa en donde ya hay establecidos procedimientos para cada situación. Además, encontramos las decisiones de emergencia o de riesgos, las cuales se deben tomar en momentos críticos. Las consecuencias de esta última pueden ser desastrosas por lo que es importante evaluar cada escenario.

Decisiones según quiénes intervengan

Este tipo de decisiones están relacionadas con los cargos que ocupan las personas y sus responsabilidades dentro de la empresa. Tenemos las decisiones individuales en donde, por lo general, el jefe o líder toma decisiones de manera rápida y ágil, pero cae en él una gran responsabilidad y puede conducir a errores.

También vemos las decisiones por consulta en donde un miembro del equipo consulta a otro su visión sobre determinado problema. Por último, conocemos las decisiones de grupo que, como su nombre indica, necesitan de la participación activa y resolutiva del equipo de trabajo para el análisis de la situación y el curso de acción.

Decisiones racionales

Proceso en el cual se analizan todas las posibles alternativas y se utiliza únicamente el raciocinio o la razón. Desde luego, las elecciones se respaldan en fuentes y pruebas comprobables.

Decisiones intuitivas

Es el proceso en el que un individuo, teniendo en cuenta su intuición y experiencia personal, se va por alguna de las alternativas que le sean más agradables.

Decisiones personales

Podemos entenderlo como el proceso de toma de decisión de un individuo dentro del ámbito privado.

Decisiones rutinarias

Es el proceso que realiza una persona o un grupo de manera constante o rutinaria. Suelen ser situaciones que no requieren de mucho análisis y se manejan de manera rápida.


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Proceso de toma de decisiones

¡Sí!, desde luego que existe un proceso de toma de decisiones. Cada elemento o situación de nuestro trabajo o profesión no debe ser tomado a la ligera, no solo porque corramos el riesgo de perder nuestro empleo, sino porque existen consecuencias que podrían recaer en compañeros de trabajo o perjudicar algún proceso de la producción. 

Es por eso que, para evitarnos un mal rato, nos es conveniente contar con una serie de pasos que respalden las decisiones que tomamos, sin importar el tipo de cargo que tengamos.

Identifica y define el problema

Primero, debemos analizar la situación para saber realmente cuál es el problema que necesita una solución. Es importante analizar el contexto: obstáculos, condicionantes, objetivos, etc. 

Recolecta toda la información disponible 

Desde luego, necesitamos contar con toda esa información que nos permita plantear soluciones de la manera más objetiva. Tener datos valiosos y la compañía de personas que nos ayuden será de gran valor para que podamos tomar la decisión correcta.

Detecta posibles alternativas

Cuando ya sabemos bien cuál es la situación que nos conflictúa, pasamos a identificar, analizar y comparar las distintas opciones que puedan sernos útiles. 

Analiza las posibles consecuencias de cada alternativa

En esta etapa debemos observar los puntos fuertes y débiles de las opciones que tengamos y así optar por la más viable. Para los asuntos organizacionales, podemos contar con herramientas como el análisis FODA.

Elige la mejor alternativa y actúa

Cuando hablamos de una empresa, a veces no solo bastará con tomar una decisión unilateral, será necesario notificarlo a todos las personas y/o factores involucrados. Para que la decisión sea tangible y realizable, debemos contar con un plan de acción que cumpla con estándares de la organización. Además, debemos considerar si conviene ejecutar la decisión inmediatamente o si debemos esperar. 

Revisa y toma nota

Una vez que ya tengamos en marcha nuestro plan, debemos hacerle seguimiento para que todo esté bajo control. En caso de que se presente algún imprevisto, podremos ir ajustándonos según la situación lo requiera, tanto en el proceso como en los recursos o personas implicadas.

Evalúa los resultados obtenidos

Como en todo plan, tendremos que realizar la evaluación de los resultados obtenidos, si cumplieron o no con nuestros propósitos. Para ello, debemos documentar todo el proceso.

Además, realizaremos un informe final completo para indicar qué factores han intervenido en el proceso de toma de decisiones y cómo han influido. En este documento incluiremos los métodos empleados y los datos utilizados, ya que podrán ser útiles en proyectos futuros y en la automatización de tareas.


Dificultades para tomar buenas decisiones

Existe una serie de situaciones y sesgos que pueden dificultar el proceso de decisión de cualquier ser humano. Conocer este tipo de limitantes nos puede ayudar a saber cómo enfrentarlas. La mayoría se caracterizan por impulsos o por falta de pensamiento crítico antes determinados problemas.

Entre algunas de las dificultades para tomar buenas decisiones tenemos:

  1. Disonancia cognitiva: es cuando lo que queremos hacer no coincide con lo que terminamos haciendo. ¿Te resulta familiar?
  2. Pensamiento de grupo: es la situación en la que un grupo de personas termina decidiendo por otras, sin importar que estas últimas estén en desacuerdo. Esto es lo contrario a las decisiones de grupo que vimos un poco más arriba, ya que no existe un consenso en el grupo con respecto a la toma de decisiones, sino que existe el miedo, el temor a equivocarse, el temor al rechazo o al cuestionamiento grupal.
  3. Efecto halo: nuevamente, se presenta el miedo, pero en este caso aparece cuando la sombra de otras experiencias hace que se deduzca o se suponga de manera errónea, presuponiendo y anticipando de manera precipitada una decisión.
  4. Sesgo de autoridad: un error que pueden llegar a cometer algunos novatos en su área es seguir, de manera ciega, lo que plantean expertos sin tener en cuenta los propios deseos o los objetivos de la organización. Debemos aprender a ser críticos de todo, hasta de los más profesionales.
  5. Sesgo de confirmación: situación que se presenta cuando no se tiene la suficiente flexibilidad cognitiva como para modificar algunas creencias cuando es necesario. Puede ocurrir en algunas empresas que no actualizan sus procesos o metodologías, llegando a cometer los mismos errores una y otra vez. Mantener la misma posición sobre un tema y rechazar el nuevo contenido puede ser contraproducente para la evolución de todo el equipo.
  6. Adaptación hedonista: es cuando el individuo o la persona encargada está tan inmersa en un estado de bienestar y placer (zona de confort), que le imposibilita no solo relacionarse adecuadamente con el conflicto, sino también poder tener un pensamiento crítico ante tal situación.

Técnicas útiles para tomar la mejor decisión

Además de seguir el proceso, paso a paso, para la toma de decisión, existen algunas otras técnicas y herramientas que te pueden ayudar en caso de que sientas un bloqueo y no puedas ver con claridad la mejor alternativa.

  1. Árbol de decisión: es un mapa o diagrama en donde podemos escribir los posibles resultados de una serie de decisiones. Nos permite comparar posibles acciones entre sí teniendo en cuenta costos, probabilidades y beneficios. Es una gran herramienta que nos permite dirigir el intercambio de ideas informal de un grupo de personas, o para trazar un algoritmo que anticipe matemáticamente la mejor opción. El árbol de decisión suele comenzar con un único nodo que luego se ramifica en diversos resultados posibles. Cada uno de estos posibles escenarios crea sus propios nodos adicionales, que se ramifican en otras posibilidades. De ahí que el diagrama tenga la forma similar a la de un árbol.
  2. Matriz de decisión: esta herramienta nos permite evaluar y elegir la mejor opción entre diferentes alternativas. Resulta de gran utilidad cuando no solo tenemos que decidir entre más de una opción, sino que además necesitamos evaluar diversos elementos existentes para tomar la decisión final.
  3. Lista de ventajas y desventajas: se podría considerar como una de las herramientas más sencillas para la resolución de problemas, ya que pensar y plasmar en papel todas las posibles ventajas y desventajas de una opción minimiza las probabilidades de ignorar factores decisivos. Además, seguir los pasos necesarios para crear una lista de ventajas y desventajas puede generar un distanciamiento del problema, es decir, se ve como algo «externo» a lo que enfrentarse y puede reducir la influencia de las emociones en la toma de una decisión definitiva.
  4. Análisis FODA: las iniciales de FODA significan fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Es una herramienta que nos permite identificar las oportunidades competitivas de mejora del negocio y del equipo mientras evaluamos las tendencias del mercado. Por lo general, se usa en pequeñas empresas, organizaciones sin fines de lucro, empresas grandes y otras organizaciones. Es una metodología muy versátil porque la podemos usar tanto con fines profesionales como personales.
  5. Análisis de Pareto: técnica muy utilizada cuando existe un gran conjunto de decisiones a tomar y, por lo tanto, se debe determinar un grado de prioridad o urgencia para cada una de ellas.
  6. El diagrama de causa y efecto o espina de pescado: es empleado cuando se necesita analizar un problema. A través de una figura mostramos el efecto o síntoma que se evalúa, se desglosan las causas, los problemas y efectos de cada acción permitiendo que se encuentre la mejor solución.
  7. La técnica de los 5 porqués: como su nombre indica, es una herramienta que se basa en preguntar constantemente el porqué de una decisión y se puede aplicar en cualquier ámbito laboral. De esta manera podemos conocer la raíz del problema y se evalúan diferentes respuestas.
  8. Workflows: este tipo de solución nos ayuda a tomar determinaciones con base en las responsabilidades, funciones, tareas y los implicados en el flujo de trabajo. A su vez, nos permite optimizar los recursos y el tiempo, lo que hace que el flujo de trabajo sea más productivo.
  9. Análisis PEST: es una herramienta que busca identificar una serie de factores que pueden influir (positiva o negativamente) en el día a día de la empresa. Se centra más que nada en el análisis de los factores legales, culturales, sociales o económicos para favorecer en la planificación general.
  10. Sistema de multivotación: técnica o estrategia utilizada cuando varias personas deben participar en la toma de decisiones, ya que nos permite reducir las opciones de una lista grande a una más pequeña para la decisión final.
  11. Análisis de costo-beneficio: herramienta usada cuando se sopesan las ramificaciones financieras de cada alternativa posible. Esto permitirá tener una mejor perspectiva económica.
  12. Análisis conjunto: es más un método utilizado por los líderes empresariales para determinar las preferencias de los consumidores al tomar decisiones.
  13. Método de comparación por pares: es una forma sencilla de elegir entre un conjunto de alternativas. Para ello, debemos colocar en una matriz todas las alternativas que tenemos tanto en el eje vertical como en el horizontal, dejando la diagonal libre. Comparamos dos de las alternativas de cada intersección y elegimos cuál resulta más adecuada, poniendo su letra correspondiente en la cuadrícula. Así se procede con todas las comparaciones. Al final se suman el número de veces que aparece elegida cada alternativa. Este proceso se puede realizar primero de forma individual y luego grupal comparando los resultados de todos.
  14. Las seis medallas de valor: establecido por Edward de Bono en su obra Las seis medallas del valor. El escritor comenta que existen seis criterios para valorar distintas alternativas, dependiendo de cada criterio, se otorga una medalla distinta. Las medallas son: 
  15. Medalla de oro: esta pregunta cómo importa aquí la gente. Se les da importancia a los valores humanos.
  16. Medalla de plata: esta medalla pregunta de qué manera se está considerando aquí la organización. Le da importancia a la organización.
  17. Medalla de acero: hace la pregunta de cuáles serían las implicaciones en la calidad. Hace referencia a la fortaleza.
  18. Medalla de cristal: La medalla de cristal contempla cambios innovación, simplicidad y creatividad.
  19. Medalla de madera: se relaciona con la ecología. En caso de tomar este camino, ¿habría algún impacto negativo o positivo en el entorno?
  20. Medalla de latón: examina las apariencias y la percepción, ¿cómo se interpretaría esta acción?
  21. Matriz océano azul: técnica utilizada para tomar decisiones de tipo creativo. Para ello, dibujaremos cuatro cuadrantes sobre un aspecto en particular para decidir y se colocarán estos criterios en cada uno: ¿qué eliminar?, ¿qué reducir?, ¿qué incrementar?, ¿qué crear?
  22. Modelo de Kepner y Tregoe: esquema para la toma de decisiones en el que escribimos las características principales de cada opción. Con esto, podemos valorarlas, priorizarlas y destacar unas sobre otras. Mientras haya más calidad, mayor será la asertividad en la toma de la decisión. Este modelo también contempla que nos preguntemos posibles consecuencias o que imaginemos resultados hipotéticos.
  23. Diagrama «decisiones eficientes»: es una metodología sencilla que nos permite obtener información relevante para observar el ciclo completo del tema en cuestión y qué tan urgente o importante es. Para implementar la técnica, debemos partir del diagnóstico, alternativas, escenarios, riesgos, resolución deseada del tema (A, B y C) y la fase final de feedback o retroalimentación.

Por otro lado, la elección de un software adaptado a las necesidades de la empresa también ayuda a recabar información sobre los flujos de trabajo, el control horario o los procesos de business intelligence que pueden simplificar la toma de decisiones.

Dependiendo del cargo que ocupes en una empresa o compañía, tendrás más o menos responsabilidades y, por tanto, decisiones más complejas y una gran carga de responsabilidad.

Aunque seas uno de los responsables de la toma de decisiones, recuerda que cuentas con un equipo de trabajo, que tienes superiores o colegas a los que puedes recurrir ante cualquier duda y, por último, pero no menos importante, no temas replantearte opciones.

Permítete ser flexible y dinámico (dentro de lo posible), ya que te ayudará a evolucionar como persona y como profesional. ¡Toma nota de cada aprendizaje, nútrete de los métodos y continúa!

¡Navega en nuestro blog y conoce fabulosos consejos que te ayudarán en tu carrera!

Conclusiones

Bibliografía

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