May 19, 2022

¿Qué es la metodología Scrum y para qué sirve?

Conoce qué es la metodología Scrum, sus principales ventajas y cómo usarla para tener equipos de trabajo más eficientes.

Introducción

Si hablamos de formas de mejorar la productividad y la competitividad de tu equipo de trabajo, seguramente sientas desmotivación porque tu trabajo realmente no fomenta la relación con tus otros compañeros. Es probable que cada uno esté por su lado, y tú, como debería ser, solo cumples  con las funciones que se te asignaron. Esto genera que las horas que pasas en tu oficina se puedan tornar aburridas y sin propósito. 

Pero debes saber que la productividad y la competitividad son temas de relevancia en la actualidad. Todas las compañías desean tener equipos de trabajo que innoven, que solucionen, que tengan dinámicas de trabajo proactivas, eficientes y colaborativas

Tú podrías ser parte de un ambiente de trabajo de este estilo si conoces cuál es la metodología que suele regirlo. Hablamos de la metodología Scrum, una de las formas más eficientes, e incluso divertidas, de trabajar en una compañía. Sigue esta lectura para que aprendas todo lo necesario sobre este estilo de trabajo eficiente. Toma nota ya: papel, lápiz... ¡y acción!

¿Qué es la metodología Scrum?

La metodología Scrum es un marco de trabajo que permite el abordaje de distintos proyectos o situaciones de forma dinámica y colaborativa, ya que se involucra a todo el equipo de trabajo en la realización de tareas con el fin de lograr cumplir con el objetivo final. 

El uso de esta técnica es fundamental para llevar adelante con éxito proyectos complejos, coordinando de manera ágil y cooperativa al factor humano involucrado en la realización de dicho trabajo.

Las bases de esta metodología son la cooperación, el dinamismo de los esfuerzos del equipo de trabajo y la constante revisión que se debe realizar sobre las actividades necesarias para concretar con éxito el proyecto u objetivo final planteado.

La metodología Scrum es excelente para lidiar con situaciones de dos tipos. La primera es aquella donde se deben obtener resultados de un proyecto a corto plazo. La segunda es cuando se presentan dificultades en la entrega de un proyecto a tiempo. La aplicación de esta metodología permite el trabajo eficiente para cumplir con plazos cortos, así como la identificación de obstáculos que puedan estar interfiriendo en la productividad y calidad del trabajo.

Características de la metodología Scrum

La metodología Scrum es una metodología ágil que cuenta con una serie de características que son fundamentales para su implementación, ya que tiene en cuenta que deben ser desarrolladas en conjunto para poder tener resultados óptimos. Entre esas características se encuentran las siguientes:

Conocimiento y transparencia

Los involucrados en el desarrollo de este método de gestión tienen conocimiento de todos los detalles y opinan activamente sobre los pasos que se están dando.

Revisión constante 

Es necesaria una constante evaluación e inspección del proceso de desarrollo para asegurar que se está yendo hacia la dirección correcta.

Capacidad de adaptación

Se puede reencaminar el proyecto o los procesos en cualquier momento con el objetivo de ser más eficaz o de hacerlo de una manera más sencilla.

Capacidad de auto-organización

Es importante que los equipos Scrum sepan cómo autogestionar sus propios horarios de trabajo, así como organizar las actividades que permitan cumplir con los objetivos del proyecto y el tiempo planificado para su logro.

Colaboración y trabajo en equipo 

Para la eficiencia de esta metodología es crucial que cada miembro del equipo de trabajo comparta, en una reunión diaria, si es necesario, sus ideas, sus pensamientos y sus descubrimientos con el resto del equipo. Esto se traducirá en resultados de mayor valor.

Ahorro de recursos y mitigación de riesgos 

La constante colaboración, retroalimentación, supervisión y trabajo en equipo permite no solo alcanzar altos niveles de competitividad y productividad, sino que permite ahorrar recursos y enfrentar menos posibilidades de riesgos.

Empleo de ciclos de trabajo (sprints)

Cada cierto tiempo, generalmente de forma semanal o mensual, los clientes deben recibir un avance del desarrollo de productos en lapsos llamados sprints. El número de estos estará determinado por el tiempo que le tome al equipo de trabajo cumplir con todos los objetivos del producto. En ese caso, se conoce como revisión del sprint final.

¿Qué perfiles desarrollan la metodología Scrum?

En el desarrollo de esta metodología resulta necesaria una coordinación y participación activa del equipo de trabajo. En tal sentido, existen una serie de roles que tienen un protagonismo especial en el funcionamiento de tales actividades. ¡Te contamos cuáles son a continuación!

Product Owner

El Product Owner, o propietario del producto, se encarga de reflejar la intención del cliente con el proyecto. Su deber está en maximizar el valor del producto que resulta del uso de la metodología. Ellos comunican las necesidades y actividades necesarias para lograr tener éxito en el objetivo final

El Product Owner, por la misma razón de que conoce todos los requerimientos y especificaciones del cliente, es quien mantiene comunicación constante y directa con este.

Este perfil debe cumplir con diversas tareas, cada una con un alto grado de responsabilidad. Entre las tareas más importantes destacamos las siguientes: 

  • Cocrear la visión del proyecto, lo cual implica definir el tipo de clientes, el tipo de problemas que se solucionarán y cuáles serán las ventajas del producto.
  • Manejar las expectativas de las partes interesadas en el proyecto, o stakeholders, lo cual se logra a través de la comunicación constante.
  • Crear un plan de entregas, el cual contiene aspectos importantes como la visión y objetivos del proyecto, así como sus funcionalidades y un cronograma de cómo y cuándo se entregará cada parte del proyecto.

Scrum Master

Es el responsable de explicar los procesos y nociones relativas a la metodología Scrum. Trabaja como enlace al ejercer liderazgo, tanto para destrabar complicaciones como para orientar sobre actividades en las que el equipo tenga dudas. 

Un Scrum Master no solo debe facilitar el entendimiento de la metodología, sino que también, gracias a sus conocimientos de cultura organizacional de la empresa, debe reforzar el trabajo del equipo y colaboración con el objetivo de lograr un ambiente de trabajo dinámico pero también agradable.

Scrum Team o equipo de desarrollo

Es el equipo de Scrum que se encarga de realizar las distintas actividades y procesos asociados al método Scrum. Su labor es fundamental, pues son quienes aseguran el éxito y la concreción de los objetivos relativos a un proyecto o producto.

El equipo de desarrollo suele tener de cinco a nueve integrantes, cada uno con un rol único y necesario para el cumplimiento de los objetivos del proyecto. La forma de trabajo, así como la función de cada miembro en el equipo, viene determinada por decisión del mismo equipo, pues son ellos, sin intervención externa, los que se gestionan y se organizan de la forma que crean más conveniente. 

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Ventajas de la metodología Scrum

La metodología Scrum tiene una serie de ventajas que han sido esenciales en el ascenso y popularidad que ha tenido este modelo de gestión de proyectos en las últimas décadas. Esta serie de ventajas se desprenden del dinamismo y cooperación inherentes a la implementación de este método. Algunas de las ventajas y beneficios de Scrum son los siguientes:

  • Dinamiza los procesos y actividades necesarias para lograr llevar a cabo el proyecto. 
  • Permite una revisión constante sobre el trabajo para determinar el avance o los posibles cambios que se deban tomar. Es una metodología que se puede aplicar y aprender de manera sencilla, incentivando el trabajo del equipo.
  • Los miembros del equipo de desarrollo se sienten escuchados y valorados, ya que sus opiniones e ideas son tomadas en cuenta en la resolución de problemas y obtención del producto final.
  • La autogestión y la autoorganización efectiva pueden permitir cumplir con plazos de entrega antes del tiempo estimado. La constante retroalimentación, en conjunto con la revisión, permite optimizar las formas en que se logran los objetivos. En ese sentido, la retroalimentación influye de manera positiva en las habilidades y las destrezas de cada miembro del equipo de trabajo.

Fases de la metodología Scrum

La metodología Scrum comprende una serie de fases con el fin de maximizar el rendimiento y la cooperación por parte de los miembros del equipo, con el fin de asegurar el éxito de los proyectos ágiles. Esta serie de procesos son de vital importancia, pues involucran los principales pilares de este método de gestión, que son la transparencia, el conocimiento, el dinamismo y la constante revisión de los procesos. Las fases de la metodología Scrum son las siguientes:

Product Backlog

Comprende cada una de los ítems y las tareas dentro de un proyecto, así como una descripción detallada de su finalidad.

El product backlog debe ser conocido por cada miembro del equipo de trabajo, no solo porque alguna de esas tareas estará a su cargo, sino porque conocerlas permite entender la visión general de cómo se cumplirán los objetivos que el proyecto plantea.

Las tareas que están listadas por el product backlog tienen una prioridad característica asignada de acuerdo con las necesidades del cliente. La priorización también puede ser por la complejidad de la actividad, de modo que aquellas que sean más complicadas o requieran de mayor trabajo serán las primeras en ser realizadas.

Un buen ejemplo de lo que representa el product backlog es cuando el Product Owner explica al equipo de desarrollo cada una de las tareas importantes del proyecto, cuya distribución y ejecución será decidida entre los miembros de dicho equipo.

Sprint lanning

El sprint planning es la reunión de planificación de cómo se harán todas las tareas reportadas en el product backlog. Es competencia del equipo de desarrollo dividir o clasificar cada uno de los sprints, definir qué tareas cubrirá cada uno, con qué objetivos y la forma de ejecución. 

En esta fase se clarifica todo lo relacionado a las formas de evaluación de tareas bajo el concepto de Definition of Done o DoD, que en español se traduce como definición de hecho. Este aspecto es esencial, pues de su consideración depende el avance o no de un sprint. Si una lista de tareas no cumple con las DoD acordadas en el sprint planning, se debe reevaluar la tarea para que se ajuste a los objetivos. 

Un ejemplo de sprint planning es una reunión que puede durar hasta 8 horas, divididas en dos sesiones,  si el sprint se planifica para ser cumplido en cuatro semanas. Durante la reunión, el Product Owner se encarga de presentar el product backlog, mientras que el equipo de desarrollo discute cómo se completará cada tarea en él.

Sprint backlog

Son cada una de las tareas que conforman un product backlog, pero agrupadas en pequeños ciclos que más arriba describimos como sprints. Cada vez que se da por finalizado un grupo de tareas, se cumple también con uno de los muchos objetivos planteados para conseguir el producto deseado o proyecto.

El sprint backlog sigue una planificación de tal forma que puedan cumplirse los objetivos del sprint en cuestión. La transparencia en esta etapa es importante, ya que todos los miembros del equipo deben mantenerse informados sobre cómo es el avance en la ejecución de las tareas, lo que a su vez permite la actualización diaria del estado del sprint, en lo que se conoce como daily scrum o reunión diaria.

Podemos ejemplificar un sprint backlog con el uso de tablas donde se muestre el progreso de las tareas, agrupándolas en frases tales como: «Terminadas», «En proceso» y «Por empezar/por hacer». De esa manera, cada miembro del equipo puede construir su propia tabla con las tareas que son de su competencia, y así visualizar con facilidad el progreso de su trabajo y del resto del equipo.

Sprint review

Al darse por concluido el sprint backlog, se continúa con la fase de aprobación o sprint review. Esto consiste en verificar que cada sprint cumple con los parámetros de calidad previamente definidos por el equipo y el cliente. Para ello, se explican cada una de las tareas desarrolladas y sus funcionalidades.

En el sprint review se reúne el equipo Scrum completo, esto incluye al Product Owner, al Scrum Manager y el equipo de desarrollo, junto con el cliente, quien es el que valida finalmente el sprint. La duración de la reunión depende del tipo de sprint

Durante esta reunión es importante que se les dé prioridad a las explicaciones hechas por los miembros del equipo de desarrollo. Si bien el Product Owner es quien conoce mejor que nadie las estrategias del producto y tipo de proyecto, los integrantes del equipo deben adquirir también la responsabilidad a la hora de explicar cómo se cumplieron los objetivos del sprint.

El cliente y las partes interesadas tienen un rol prioritario en este proceso de Scrum, pues es su feedback lo que permiten actualizar el sprint en revisión, de forma que pueda ser mejorado el producto, o añadir, de ser necesario, más tareas al product backlog.

Sprint retrospective

También conocida como retrospectiva del sprint, se suele realizar al final de cada sprint, o justo al finalizar un sprint review. Se hace con el objetivo de analizar, en retrospectiva, todos los aspectos, tanto positivos como negativos, del último sprint. 

Es fundamental que en esta fase todos los miembros del equipo de desarrollo contribuyan con sus ideas y opiniones, pues esto contribuirá también a mejorar las condiciones de trabajo, en especial, por el incentivo a la participación y a la colaboración en la obtención de un mejor resultado.

El sprint retrospective, al conocer las fallas y los aciertos al final del sprint, permite mejorar los resultados del nuevo sprint, ya que en esta reunión no solo se analiza lo que sucedió y cómo, sino que también se busca generar soluciones que faciliten el cumplimiento del siguiente sprint, su efectividad y su calidad.

En esta fase es importante la facilitación del Scrum Manager, ya que sus conocimientos permiten que los miembros del equipo analicen el sprint mientras siguen el enfoque de esta metodología de trabajo, evitando así que pierdan motivación en el logro de los objetivos iniciales y promoviendo la toma de decisiones.

Es momento de empezar a aplicar esta metodología en tus espacios de trabajo y, si tus compañeros y/o jefes no la conocen, pues no esperes más para compartir este artículo y puedan entender su importancia. 

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Conclusiones

Bibliografía

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